Hantera din tid - expertråd

Vi kommer att berätta om de mest användbara verktygen för att arbeta med kalendern, beskriven av Daniel Browne - författare till "Energikällan."

Pareto-principen säger att arbetetfyll i hela tiden tilldelad för den. Kalender är ditt verktyg för tidsbudgettering, så att du effektivt kan hantera alla affärer eller projekt du arbetar med. Oplannad tid, troligtvis kommer att vara upptagen med arbete. Använd följande regler för att hjälpa dig att använda din kalender:

1. Kalenderen ska representera en riktig bild av hur du ska använda din tid.

Det bör planeras allt som är viktigt för dig och du behöver göra. Ett undantag kan endast göras för små uppgifter som du spenderar mindre än femton minuter.

2. Ta tid att definiera planer för specifika dagar och veckor.

Detaljerad planering hjälper dig att sparaKoncentration på vad du gör vid ett visst ögonblick och inte komma ur schemat. Det är bäst att planera dagen framåt kvällen innan du har avslutat ditt arbete och har en uppfattning om vad som ska överföras till imorgon. Att göra eller justera planen på morgonen är endast tillrådligt om du på natten skapar en kreativ idé eller du kommer ihåg en brådskande sak.

3. Bli av med att göra-listorna.

Har skrivit allt du behöver göra på papper, duFrigör ditt huvud, men problemet är att i din lista över ärenden inte kommer att begränsas till specifika tidsfrister och som ett resultat kommer du inte veta när du kan uppfylla dem.

4. Använd varningar för uppgifter som är tätt bundna till tiden.

Om du har saker att göraVid en viss tid, aktivera varningen eller signalen som påminner dig om dem. Trots att varningar hjälper till att hålla känslan av tid, är det bäst att inte använda dem för fall som inte är tidsbundna, för om påminnelser mottas för ofta, kommer du helt enkelt sluta svara på dem.

5. Planera lösningen för uppgifter med flexibla tidsfrister.

Vanligtvis saker som inte kräver att deengagerade sig i en viss tid, sätta på listorna, ofta glömda över dem eller överföras nästa dag. Genom att inkludera dem i ditt schema, ökar du sannolikheten för deras lösning. Ta dem en tid när du troligen kommer att kunna lösa dem.

6. Gör kalendern till din bästa vän.

Även om du använder en elektronisk dagbok medange varningar, bör du från tid till annan hänvisa till din kalender. Det här låter dig få en uppfattning om den kommande dagen. Du måste se kalendern minst två gånger om dagen. Bäst av allt, om du tittar på det varje gång du avslutar nästa sak. Ta bort de färdiga fallen eller markera dem i färg för att se att arbetet på dem är klart.

7. Bryta stora uppgifter till mindre och planera deras lösning.

Ofta när man arbetar på stora projekt kanDet verkar som om det inte finns något behov av att planera någonting, eftersom det redan är känt vad man ska göra inom de närmaste dagarna eller veckorna. Men om du inte är väldigt organiserad kommer en ungefärlig uppfattning om vad du gör och den ungefärliga tidsramen att påverka din produktivitet, eftersom frånvaron av tidsramar i tidtabellen kommer att beröva dig av en brådskande känsla. Gå inte av spåren hjälper dig att dela upp projektet i subtaskar och planera lösningar för var och en av dem i kalendern.

8. Glöm inte att förse pauser mellan fallen.

Den viktigaste stötestenen i planeringen -brist på realism. När du planerar uppgifter utan att ta hänsyn till distraktioner eller raster som behövs för att växla till nästa fall riskerar du att förlora fokus, komma ur schemat och möta behovet av att komma ikapp med resten av tiden. Med tiden börjar du tänka att planeringen inte fungerar, och du ger upp tanken på att säkerställa produktiviteten. Om du överväger vila, paus för lunch, tid på vägen och distraktioner, du får en realistisk bild av vad du ska göra och vad som kommer att spenderas din tid, och därmed kan mer effektivt planera din dag.

9. Planera tiden för att förbereda samtal och kommande möten.

Du måste ha varit sen för ett mötepå grund av det faktum att du inte tillhandahöll tillräckligt med tid för vägen och utseendet på en hitch. Genom att planera förberedelsetiden i din kalender, kommer du bli av med stress om du bara behöver räkna ut rutten eller leta upp telefonnumret strax innan du går ut när du behöver ringa kunden. Planera tiden för resan, ta reda på det exakta schemat för transporten och ge möjlighet att fånga en kopp kaffe längs vägen.

10. Planera tiden under dagen för oförutsedda uppgifter och omständigheter.

Hur ofta går dina saker fel? Varje dag, en gång i veckan? Ange i ditt schema en tid för oförutsedda omständigheter, och om de inte visas kan du alltid använda den för att utföra annat arbete. Analysera hur mycket tid under dagen går till oschemalagda samtal eller raster och schemalägga det i ditt schema. Förmodligen först kommer du att överskatta eller underskatta den tid du behöver, men med erfarenhet kommer din beräknings noggrannhet att öka.

11. Utveckla vanan att planera.

Så snart du har en ny uppgift, omedelbartSätt det också på ditt schema. Om det av någon anledning inte är möjligt, anteckna i anteckningsblock, smartphone, surfplatta eller någon annan enhet som du använder. Omedelbar inlämning av uppgiften i tidtabellen eliminerar först behovet av att komma ihåg vad du behöver göra, och för det andra utesluter möjligheten att det kommer att förbli oupplöst.

Om du måste regelbundet övervakabegär eller organisera möten, skaffa dem på kalendertiden i en vecka, och lägg sedan till objekt till det angivna intervallet. I en elektronisk kalender, till exempel i Outlook, kan du placera dessa objekt i avsnittet Anteckningar. I pappersdagboken, där det inte finns plats för alla föremål, kan du rita upp dem som en separat lista, knuten till en viss tid.

12. Använd bara en kalender för planering av arbetet och för alla andra frågor.

När det gäller ditt liv, mellan arbete ochFritid ska inte delas upp. Dessa områden i ditt liv är en återspegling av hur du hanterar din tid. Med hjälp av två kalendrar försvinner du din uppmärksamhet och gör det svårt att kontrollera tiden.

13. Använd cellmetoden.

Dess princip är att dela uppdag för flera stora tidsintervaller. Den maximala effektiviteten ges av segment på minst en och en halv och en halv. Antalet sådana celler kan variera från tre till sex. Det enklaste är en dag som består av tre celler som motsvarar morgonen, eftermiddagen och kvällen.

Tidsintervaller är inget mer än prestationsblock, eller en tid då du kommer att vara engagerad i de viktigaste angelägenheterna.

En cell antar inte att det ärbara en arbetsuppgift. Du kan planera för denna period ett antal fall. Om exempelvis din morgoncells storlek är tre timmar kan du schemalägga fyra 15-minuters och två timmars uppgifter i den. Kombinera flera små uppgifter i 30-minuters block eller, ännu bättre, sätt dem i timmarscellerna.

Känn upptagen med oss ​​görasmå uppgifter och stora block bidrar till bildandet av genomtänkta planer och ger intrycket att vi har uppnått vårt mål. Försök att inte fylla cellerna med rutin eller oproduktiva uppgifter. Om du behöver mycket tid för administrativa frågor, skapa en separat cell för dem. Du måste vara produktiv, inte upptagen. Och glöm inte att sammanfatta slutet på varje intervall.

Strukturering av cellerna hjälper dig att göra den mest effektiva användningen av den tid som tilldelats de planerade fallen. I cellen borde du göra något som är väldigt viktigt för dig.

• 
  cell eller kväll för avkoppling


• 
  cell eller datum för datum


• 
  cell eller en kväll tillägnad personlig tillväxt eller lärande;


• 
  cell eller en kväll tillägnad barn och familj;


• 
  en cell för kommunikation


• 
  cell för arbete sent;


• 
  cell för att gå på bio;


• 
  cell för träning.

14. Använd din fritid klokt.

Titta på cellerna får du en uppfattning omhur mycket du har fritid Var och en av de fem arbetskvällarna ger dig tre till sex timmars ledig tid. Det är femton till trettio timmar i veckan. Du kan spendera dem på något: koppla av, umgås med familj och barn, äta på en restaurang, gå på bio. Om du lägger till dem i helgen (det här är en annan trettiofem timme, eller ytterligare sex tolv celler), får du från femtio till sjuttiofem timmar ledig tid per vecka! Det här är din tid att genomföra en rad olika projekt - till exempel att lära sig ett främmande språk, skriva en bok, etc.

Använd dessa tips och du kommer att kunnaväsentligt förbättra sin produktivitet, hålla sinnesfrid, lättare att styra sina liv och få mer ledighet för sig själva och deras nära och kära!